La maggior parte degli utenti che gestiscono la propria posta elettronica aziendale tramite hosting condiviso commettono lo stesso errore: lasciano tutti i messaggi sul server e non ne conservano alcuna copia locale. Per mesi, o addirittura anni, le email si accumulano. La casella di posta si ingrandisce. Lo spazio disponibile si esaurisce. E in nessun momento viene effettuato un vero e proprio backup di quelle informazioni.
Il server non è un file. È un canale di transito. E prima si comprende questa differenza, meglio è.
Quando le email risiedono esclusivamente sul server, qualsiasi incidente, che si tratti di un guasto tecnico, di una migrazione eseguita male, di un attacco o semplicemente del raggiungimento del limite di spazio allocato, può comportare la perdita di informazioni importanti accumulate nel corso degli anni.
Eliminare lo spam o il cestino è utile, ma non risolve il problema alla radice. Le email importanti, come quelle contenenti preventivi, conversazioni con i clienti, contratti o fatture, rimangono sul server e solo sul server.
La soluzione è semplice: scaricate periodicamente queste email sul vostro computer, in modo da liberare il server e avere le informazioni salvate localmente.
Outlook per Windows include uno strumento chiamato AutoArchiviazione che sposta automaticamente le email meno recenti dal server a un file locale sul computer. È possibile configurarlo in modo che, ad esempio, i messaggi più vecchi di sei mesi o di un anno vengano scaricati ed eliminati dal server, mentre quelli più recenti rimangono disponibili su qualsiasi dispositivo.
Per attivarlo, segui questi passaggi:
Da lì, il processo si avvia automaticamente. Le email più vecchie vengono spostate automaticamente in un archivio locale e rimosse dal server , senza che tu perda l'accesso ad esse da Outlook.
Una volta che AutoArchive è stato eseguito almeno una volta, le email archiviate vengono visualizzate nel riquadro sinistro di Outlook in una cartella denominata Archivio o con il nome del file .pst. Cliccandoci sopra, è possibile sfogliare e cercare qualsiasi vecchia email proprio come nella posta in arrivo principale.
Se doveste mai aver bisogno di caricare manualmente un file di backup .pst, la procedura è la seguente:
Posizione del file .pst in Windows: per impostazione predefinita, viene salvato in C:\Users\ [tu usuario] \Documents\Outlook Files\ oppure C:\Users\ [tu usuario] \AppData\Local\Microsoft\Outlook\ . Questa è la cartella che deve essere inclusa in qualsiasi procedura di backup del computer.
Outlook per Mac gestisce l'archiviazione locale in modo diverso rispetto alla versione per Windows. Invece dei file .pst, utilizza un proprio database interno. Tuttavia, è possibile esportare manualmente le email a scopo di backup.
Per esportare le email in Outlook per Mac:
Per reimportare quel backup o caricarlo su un altro computer: File > Importa e seleziona il file .olm.
Questa procedura è manuale , quindi si consiglia di eseguirla ogni tre-sei mesi e di salvare il file .olm su un'unità esterna o nel cloud.
Su macOS, l'app Mail scarica e memorizza automaticamente le email in locale quando l'account è configurato come IMAP. Per eseguire il backup di queste cartelle:
Per importare quel backup in seguito: Casella di posta > Importa caselle di posta e seleziona la cartella .mbox.
Come per Outlook per Mac, questa procedura è manuale . Si consiglia di inserirla come attività ricorrente oppure di chiedere a chi si occupa della manutenzione del computer di automatizzarla tramite uno script di sistema.
Posizione delle email locali su Mac: la cartella in cui Mail memorizza tutti i messaggi è ~/Library/Mail/ . Creare una copia di questa cartella è il modo più diretto per eseguire il backup dell'intera cronologia delle email.
Alcuni account sono configurati con il protocollo POP3 e hanno l'opzione abilitata per lasciare una copia dei messaggi sul server. Questa combinazione è particolarmente problematica: l'email viene scaricata sul computer, ma rimane anche sul server a tempo indeterminato, accumulando copie senza alcun sistema per eliminarle.
In Outlook per Windows, questa situazione trova una soluzione diretta nelle impostazioni dell'account:
In questo modo, le email rimangono disponibili sul computer, ma vengono automaticamente eliminate dal server dopo tale periodo , evitando così il loro accumulo.
In Outlook per Mac , la versione attuale dell'applicazione offre questa opzione in modo più limitato: in molti casi, compare solo la casella di controllo "lascia una copia sul server", senza la possibilità di configurare un periodo di conservazione. In questo scenario, l'unica vera soluzione è valutare la migrazione dell'account da POP3 a IMAP , che è il protocollo consigliato per l'utilizzo attuale della posta elettronica.
Il passaggio dal protocollo POP3 a IMAP non comporta una modifica all'account esistente: si tratta piuttosto di eliminare l'account corrente nel client e riconfigurarlo come IMAP. Questa operazione non influisce sulle email già scaricate sul computer, ma prima di apportare qualsiasi modifica è fondamentale verificare che esista una copia locale completa di tutti i messaggi, perché in caso di problemi durante il processo, tali email potrebbero andare perse.
La procedura generale è la seguente:
Con IMAP, le email vengono sincronizzate tra il server e tutti i dispositivi, ma la responsabilità di eseguire backup locali regolari rimane a carico dell'utente . Il protocollo cambia, ma la necessità di backup non scompare.
Se non sei sicuro di come sia configurato il tuo account o hai dubbi prima di apportare modifiche, è meglio consultare la persona che si occupa della manutenzione delle apparecchiature prima di procedere . Un'azione errata in questa fase potrebbe comportare la perdita irreversibile di dati.
Indipendentemente dal client di posta elettronica utilizzato, la regola è sempre la stessa: le email recenti, degli ultimi sei-dodici mesi, possono rimanere sul server ed essere accessibili da qualsiasi dispositivo. Tutti i dati sopra menzionati devono risiedere sul computer, in un file di backup , e non occupare spazio sul servizio di hosting.
Non si tratta di una misura facoltativa. È un elemento fondamentale per una gestione responsabile delle proprie informazioni. Il server può guastarsi. Anche il tuo computer, ovviamente, può smettere di funzionare, ma in tal caso hai già il controllo della situazione: puoi creare una copia del file di backup dove preferisci, su un'unità esterna, nel cloud o in entrambi i casi.
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